01 -- Agence digitale (2 associes + agents IA)

Pour qui : duo d'entrepreneurs gerant une agence digitale avec des agents IA comme force de travail principale Temps de mise en place : 2 a 4 semaines Difficulte : Intermediaire a Avance

Contexte

Deux associes lancent une agence digitale. Leur particularite : l'equipe permanente se limite a eux deux. Le reste de la force de travail repose sur des agents IA configures pour executer des taches operationnelles -- redaction, recherche, communication, gestion de projet.

Le defi : creer un systeme nerveux central qui coordonne les humains et les agents, sans dependre d'un SaaS ferme, et en gardant le controle total sur les donnees.

Probleme

• Pas de visibilite centralisee sur les projets en cours
• Les agents IA fonctionnent en silos (un par tache, sans memoire partagee)
• La communication entre les fondateurs passe par trop de canaux differents
• Aucun systeme de suivi des couts d'utilisation des API IA
• Les fichiers clients sont disperses entre machines locales et services cloud

Configuration

Infrastructure

Cout infrastructure total : environ 10 EUR/mois

Repartition budgetaire par pilier (schema JD6)

Le schema JD6 organise les domaines operationnels en categories numerotees. Pour cette agence, la repartition budgetaire mensuelle est la suivante :

Budget operationnel total : environ 190 EUR/mois

Architecture des agents

L'agence deploie un agent principal et des agents specialises :

Agent principal (orchestrateur) : - Tourne sur le VPS, accessible via le cockpit web - Recoit les instructions des fondateurs via Mattermost ou le cockpit - Delegue aux agents specialises selon le type de tache - Maintient un journal d'activite dans PostgreSQL

Agents specialises : - Agent Redaction : propositions commerciales, contenus marketing, emails clients - Agent Recherche : veille concurrentielle, analyse de marche, documentation technique - Agent Ops : monitoring serveur, alertes, rapports de cout

Schema JD6 -- Organisation des domaines

10-19  Infrastructure    (serveurs, reseau, DNS, backups)
20-29  Securite          (Vault, acces, audit, RGPD)
30-39  Agents IA         (configuration, prompts, memoire, couts)
40-49  Knowledge         (base de connaissances, embeddings, RAG)
50-59  Communication     (Mattermost, email, notifications)
60-69  Business          (clients, projets, facturation, CRM)
70-79  Reporting         (dashboards, metriques, KPIs)

Chaque domaine a un dossier correspondant dans la knowledge base et un canal dedie dans Mattermost.

Mise en place -- Etapes cles

Semaine 1 : Infrastructure

1. Provisionner le VPS Hetzner
2. Installer Ubuntu 24.04, durcir SSH (cles uniquement, port non standard)
3. Installer Tailscale sur le VPS et les machines des fondateurs
4. Deployer PostgreSQL, creer les bases openclaw_main et openclaw_knowledge
5. Installer Vault, configurer les secrets pour les cles API

Semaine 2 : Agents et Knowledge

1. Installer OpenClaw sur le VPS
2. Configurer l'agent principal avec le system prompt de l'agence
3. Connecter la knowledge base (documents fondateurs, templates, procedures)
4. Deployer les agents specialises avec leurs prompts respectifs
5. Tester le pipeline : instruction -> agent -> resultat -> stockage

Semaine 3 : Communication et cockpit

1. Deployer Mattermost, creer les canaux par domaine JD6
2. Configurer les webhooks entre OpenClaw et Mattermost
3. Deployer le cockpit Next.js avec authentification
4. Connecter le cockpit a PostgreSQL pour le tableau de bord
5. Tester le flux complet : cockpit -> agent -> Mattermost -> fondateur

Semaine 4 : Stabilisation

1. Configurer les backups automatiques (PostgreSQL + fichiers)
2. Mettre en place le monitoring des couts API
3. Documenter les procedures internes
4. Former les deux fondateurs sur le cockpit
5. Passer Vault en mode production

Resultat

Apres un mois de mise en place :

• Cockpit operationnel : les fondateurs voient l'etat de tous les projets, les couts API en temps reel, et l'activite des agents depuis une interface unique
• Agent principal fonctionnel : il recoit les instructions en langage naturel, les route vers l'agent specialise, et renvoie le resultat avec un lien vers le document produit
• Communication structuree : chaque domaine JD6 a son canal Mattermost. Les agents postent leurs resultats dans le canal correspondant. Les fondateurs ne cherchent plus l'information
• Couts maitrises : le budget mensuel total reste sous 200 EUR, avec une visibilite complete sur la repartition
• Souverainete des donnees : tout tourne sur un VPS europeen. Aucune donnee client ne transite par un service tiers non maitrise

Lecons apprises

1. Commencer par l'agent principal, pas par les agents specialises. L'orchestrateur est le point d'entree de tout le systeme. Sans lui, les agents specialises sont des outils isoles.

2. Vault des le debut, pas "plus tard". Les cles API en variables d'environnement dans des fichiers .env ne passent pas a l'echelle. Vault ajoute de la complexite initiale mais evite les fuites de secrets.

3. Un canal Mattermost par domaine, pas par projet. Les projets vont et viennent. Les domaines sont stables. Organiser la communication par domaine JD6 evite la proliferation de canaux morts.

4. Le cockpit est un investissement, pas un luxe. Sans interface visuelle, les fondateurs retombent dans les terminaux et les fichiers de log. Le cockpit Next.js prend du temps a construire mais change la qualite de vie operationnelle.

5. Documenter les prompts comme du code. Chaque prompt d'agent est versionne dans Git, avec un changelog. Les modifications sont tracees et reversibles.

Erreurs courantes

Template -- System prompt de l'agent principal

Tu es l'agent principal de [NOM DE L'AGENCE].

Ton role est de coordonner les operations entre les fondateurs et les agents specialises.

Regles :
- Tu reponds toujours en francais sauf si on te demande explicitement l'anglais
- Tu postes tes resultats dans le canal Mattermost correspondant au domaine JD6
- Tu ne prends jamais de decision financiere sans validation humaine
- Tu documentes chaque action dans la base PostgreSQL
- Tu signales immediatement toute anomalie de cout API

Domaines JD6 :
10-19 Infrastructure | 20-29 Securite | 30-39 Agents | 40-49 Knowledge
50-59 Communication | 60-69 Business | 70-79 Reporting

Quand tu recois une instruction :
1. Identifie le domaine JD6 concerne
2. Verifie si un agent specialise existe pour ce domaine
3. Si oui, delegue avec le contexte necessaire
4. Si non, traite directement et signale qu'un agent specialise serait utile
5. Poste le resultat dans le canal Mattermost du domaine

Verification

• [ ] Le VPS repond sur Tailscale depuis les machines des fondateurs
• [ ] Vault stocke au moins les cles API LLM
• [ ] L'agent principal repond a une instruction simple via le cockpit
• [ ] Les resultats apparaissent dans le bon canal Mattermost
• [ ] Le backup PostgreSQL fonctionne et a ete teste en restauration
• [ ] Les couts API du mois sont visibles dans le cockpit

Ce cas d'usage est inspire d'une experience reelle de mise en place. Les montants et configurations sont representatifs d'un deploiement en Europe en 2026.